Personalverwaltung

Personalverwaltung

Unter Personalverwaltung versteht man alle administrativen, meist wiederkehrenden Aufgaben im Personalwesen. In der Regel werden diese von der Personalabteilung wahrgenommen.

Zu den Aufgaben zählen:

• Anlegen und Verwalten von Personalakten
• Einstellung und Einführung neuer Mitarbeiter
• Betreuung ausscheidender Mitarbeiter
• Bearbeitung von Arbeits-, Urlaubs- und Fehlzeiten
• Abwicklung von Kurzarbeit
• Lohnabrechnung bzw. Gehaltsabrechnung
• Personaldatenverwaltung
• Sozialverwaltung
• Personalstatistik

Arbeitszeiterfassung

Unter Arbeitszeiterfassung versteht man den Vorgang der Erfassung von Zeiten der Mitarbeiter im Betrieb. Um die Arbeitsdauer zu messen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Viele dieser Prozesse erfassen automatisiert, wie lange und in welchem Zeitraum, die Mitarbeiter Arbeitsstunden leisten.

Berechtigung der Arbeitszeiterfassung

Grundsätzlich regelt der Arbeitsvertrag für jeden Mitarbeiter die Arbeitszeit und Bezahlung – meist mit fixer Wochenstundenzahl. Also macht natürlich auch die Arbeitszeiterfassung für beide Seiten Sinn – so ist für beide ersichtlich, wann wie viel gearbeitet wurde und ob die Sollstunden schon erbracht wurden.

Die gängigsten Zeiterfassungsarten

• Stundenzettel
• Excel-Tabelle
• Kiosksystem
• Online-Zeiterfassung

Online-Zeiterfassung

Viele nutzen mittlerweile die elektronische Erfassung mit Chipkarten, Fingerprint-Scanner oder über den Browser. Bei der Online Zeiterfassung “stempelt” der Mitarbeiter Beginn und Ende seiner Arbeitszeit sowie seine Pausen direkt am Rechner oder via Smartphone ein.

Reporting

Für Reportingzwecke bieten die Zeiterfassungssysteme heute auch verschiedene Exportfunktionen und Statistiken, die für das Personal-Controlling relevant sein können.

Zeiterfassung in Amadeus360

In Amadeus360 ist die Zeiterfassung Teil des Personalverwaltungsmoduls. Neben der tatsächlichen Erfassung der Stunden an der Kasse oder einem beliebigen internetfähigen Endgerät gehören auch einige Auswertungsmöglichkeiten ins Paket. Schichtleiter können beispielsweise Umsätze und Lokalauslastung mit Personaleinsatz vergleichen und so lernen, wie viel Personal sie verplanen müssen. 

Jein. Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18 Mai 2019), verpflichtet Arbeitgeber, die tatsächliche Arbeitszeit der Mitarbeiter umfänglich zu dokumentieren.

Das ist aber bisher aber nur eine “EU-Vorgabe”. Umsetzen in nationales Recht muss sie jedes EU-Land selbst. In Deutschland passiert das vermutlich noch dieses Jahr. Deshalb ist ratsam sich bereits jetzt um eine Software zur Arbeitszeiterfassung zu kümmern. So ist man gerüstet, wenn es zur Pflicht wird.

Im Arbeitnehmer-Schutzgesetz sind regelmäßige Pausen fest vorgeschrieben:

• 30 Minuten sind nach 6 Stunden fällig
• weitere 15 Minuten nach 9 Stunden

Um den Mitarbeiter zu „zwingen“, die Pausen auch tatsächlich wahrzunehmen, werden sie in vielen Systemen automatisch berechnet. Stempelt sich der Mitarbeiter nicht aus, wird die Pause ergänzt. Trotzdem ist man als Arbeitgeber natürlich angehalten, dafür zu sorgen, dass die Pausen auch tatsächlich genutzt werden.

HR Prozesse brauchen Zeit

Archivieren, dokumentieren und organisieren – das alles kostet Zeit und Geld. Deshalb ist es sinnvoll, sich ein Personalverwaltungs-Tool wie die Amadeus360 Personalverwaltung zuzulegen. Ein umfassendes Toll wie das unsere mit digitaler Personalakte, Lohnbuchhaltung, Dienstplänen, eigenen Mitarbeiter-Zugängen usw. spart Zeit. Alle Daten und Akten der Arbeitnehmer werden zentral verwaltet, Prozesse miteinander vernetzt und automatisiert – das ist erheblich effizienter als klassische Varianten.

Zeitlich begrenzte Verringerung

Kurzarbeit ist die zeitlich begrenzte Verringerung der regelmäßigen Arbeitszeit in einem Betrieb aufgrund von großem Arbeitsausfall. Davon können alle oder aber nur ein Teil der Arbeitnehmer betroffen sein. Gearbeitet wird dann entweder weniger oder überhaupt nicht.

Staatliches Werkzeug zur Arbeitnehmer-Sicherung

So können bei vorübergehendem Arbeitsausfall, wie z.B. jetzt in der Corona-Krise, Kündigungen vermieden werden. Um den Verdienstausfall zumindest teilweise auszugleichen, können die Arbeitnehmer dann auch eine Entgeltersatzleistung aus der Arbeitslosenversicherung, das sogenannte Kurzarbeitergeld, beziehen.

Ausgleich von Arbeitsentgeltausfall

Kurzarbeitergeld bekommt man, wenn mindestens 10 Prozent der Beschäftigten einen Arbeitsentgeltausfall von mehr als 10 Prozent haben. Der Bezug ist dann bis zu 12 Monate möglich.

Aktueller Anlass

Aktuell, also bis Ende 2020 gilt unter bestimmten Voraussetzungen eine Bezugsdauer von längstens 21 Monaten. Auch Leiharbeiter/ innen können in Kurzarbeit gehen und haben Anspruch auf KUG. Beschäftigte erhalten 60 Prozent des Netto-Entgelts – bei mindestens einem Kind 67 Prozent.
> Weitere Informationen bei der Agentur für Arbeit

Um die Ausbeutung von Mitarbeitern zu verhindern, gilt seit dem 01.01.2020 das Mindestlohngesetz, welches 9,35 € pro Stunde vorschreibt – wenige Einzelfälle ausgenommen. Für Arbeitgeber schreibt das MiLoG umfangreiche Aufzeichnungen und Dokumentationen vor. Dazu gehören:

• Arbeitsbeginn
• Arbeitsdauer
• Arbeitsende
• Pausen (ab 6h)

Definition Minijob

Unter einer geringfügigen Beschäftigung oder auch Minijob versteht man ein Arbeitsverhältnis, in dem die Arbeitszeit bzw. das Arbeitsentgelt einen bestimmten Betrag im aktuellen Monat und oder im aktuellen Jahr nicht überschreitet. 

Geringfügig entlohnt

In Deutschland gilt als monatliche Grenze die Marke von 450 €. Nach nationalem Recht sind Minijobber in dieser Beschäftigung nicht versicherungspflichtig für:

• Krankenkasse
• Pflegeversicherung
• Arbeitslosenversicherung
• Rentenversicherung (per Antrag)

Als Teil der Personaleinsatzplanung stellt der Dienstplan (manchmal auch Schichtplan genannt) sicher, dass der quantitative und qualitative Personalbedarf auch erfüllt wird. In einer organisatorischen Übersicht werden Dienstbeginn, Dienstende und teilweise auch die Pausen für jeden einzelnen Mitarbeiter festgelegt. Digitale Tools wie die Amadeus Personalverwaltung erleichtern die Planung durch Automatismen enorm.

Arbeitszeitgesetz

Das Arbeitszeitgesetz soll vor allem die Gesundheit der Arbeitnehmer schützen und Ausbeutung verhindern. Es verpflichtet alle Arbeitgeber und Arbeitnehmer (Angestellte, Arbeiter, Beschäftigen und auszubildende) zur Einhaltung von Mindeststandards. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können vom Gesetz abweichende Regelungen beinhalten.

Werktägliche Höchstarbeitszeit

Pro Tage sollte nicht mehr als acht Stunden gearbeitet werden. Wenn an einzelnen mehr als acht nicht mehr als zehn Stunden gearbeitet wird, so ist auch das zulässig, wenn in sechs Kalendermonaten der Durchschnitt nicht über acht Stunden pro Tag liegt.

Ruhepausen

Liegt die Arbeitszeit unter sechs Stunden, muss keine Pause gewährt / genommen werden. Ab sechs Stunden Arbeit sind 30 Minuten Pause verpflichtend. Ab neun Stunden sogar 45 Minuten. Einzelne Pausen müssen mindestens 15 Minuten dauern und der Arbeitnehmer muss den Arbeitsort verlassen können.

Ruhezeiten

Auch die Ruhezeit zwischen den Arbeitszeiten ist geregelt: Zwischen zwei Einsätzen müssen mindestens elf Stunden (ununterbrochen) Ruhezeit liegen. Auch diese darf in Einzelfällen um eine Stunde unterschritten werden, wenn im Gegenzug im Sechs-Monatsschnitt andere Ruhezeiten um diese Stunde erhöht werden. 

Nachtarbeit

Sobald die Arbeitszeit zwei Stunden während der gesetzlichen Nacht (23:00 – 6:00 Uhr) enthält, gilt sie als Nachtarbeit. Arbeiter in Wechselschichten oder mit mindestens 48 Tagen im Kalenderjahr in Nachtarbeit gelten als Nachtarbeitnehmer mit gesonderter Regelung. Hier ist der Ausgleichszeitraum, während dessen die durchschnittliche Arbeits- oder Ruhezeit ausgeglichen werden kann nur einen Monat (statt sechs Monate).

Privatrechtliche Bestimmungen

Im Privatrecht gibt es einige Zusatzbestimmungen, die in Gewerkschaften, Betriebsräten oder individuell ausgehandelt werden.

• Tarifverträge
• Zeitzuschläge
• Nachtarbeit
• Betriebsvereinbarungen
• Dienstvereinbarungen
• Arbeitsverträge