Personalwesen digital

Personal-Akte, Zeiterfassung, Lohnbarometer und -abrechnung, Performance-Messung, Schichtplaner

Effizientes Timetracking

Effizientes Zeiterfassungstool erlaubt „stempeln“ ganz einfach per Fingerabdruck oder individuellem Code

Intuitiv im Dialog

Das wichtigste für Mitarbeiter stets im Blick: News & Termine, Dienstplan, Urlaub, Schichten-Tauschbörse

 

Freuen Sie sich auf folgende Vorteile

 

  • Vorausschauend: Laufend aktuelle Lohnvorschau
  • Intuitiv: Schichten-Tauschbörse für Mitarbeiter
  • Effizient: Personalakte mit Vorlagen und Erinnerungen
  • Vernetzt: Newsletter vereinfachen interne Kommunikation
  • Automatisch: Prozesse wie Vertragserstellung automatisieren
  • Schnittstellen zu Lohnbuchhaltungs-Programmen

Personal-Verwaltung

Personalverwaltung Verträge digital anlegen

Verträge digital anlegen

Legen Sie Mitarbeiter an und verwalten alle wichtigen Daten. Auch Arbeitsverträge können Sie direkt im Personalmodul erstellen. Als Vorlagen dienen Ihre gewohnten Word-Dokumente.

 

Statusmeldungen

Das System hält Sie immer über den Status ihrer Mitarbeiter auf dem Laufenden und erinnert sie an Probezeiten und auslaufende Befristungen. Auch alle Arbeitszeiten und Verdienste haben Sie immer im Blick.

Rechtemanagement

Individuelle Rechtevergabe

Über die umfangreiche Rechteverwaltung vergeben Sie für jeden Mitarbeiter individuelle Nutzerrechte und Bearbeitungslevel. Diese können natürlich jederzeit angepasst werden.

 

Mitarbeiterlevels

Um die Rechtevergabe individuell und einfach zu gestalten, bekommen alle Mitarbeiter ein Level zwischen eins (nur eigene Daten lesen) und fünf (Vollzugriff für Geschäftsführer) zugewiesen. Schichtleiter können so beispielsweise alle Mitarbeiter mit niedrigerem Level ansehen, einteilen und wenn gewünscht auch bearbeiten.

Features und Funktionen

Digitale Dienstpläne

Schichtplan erstellen

Schnell und effektiv können Sie mit dem Personalmodul von Amadeus360 Ihre Dienstpläne erstellen. Dabei stehen Ihnen zwei Modi zur Auswahl: Einteilung der Mitarbeiter zu den Schichten oder Zuordnung der Schichten zu den Mitarbeitern. 

Gesperrte Termine

Insbesondere Teilzeitkräfte arbeiten oft nur an bestimmten Tagen. Ist diese Information in Amadeus360 hinterlegt, können sie nicht mehr versehentlich eingeteilt werden. 

Tauschbörse

Sollte es trotzdem triftige Gründe geben, dass ein Mitarbeiter die eingeteilte Schicht nicht wahrnehmen kann, stellt er sie einfach in die Tauschbörse ein und nach Ihrer Genehmigung, bewerben sich die anderen Kollegen dafür. So kann getauscht werden, ohne mündliche Absprachen oder zahllose Telefonate führen zu müssen. Gleichzeitig behalten Sie die Kontrolle.

Analyse und Controlling

Vorausschauend planen

Die Zeiterfassung in Amadeus360 bietet nicht nur Planungsoptionen, sondern auch Auswertungen. In übersichtlichen Analysen vergleichen Sie Umsatz mit Personaleinsatz und lernen für welche Gegebenheiten Sie wie viel Personal verplanen müssen.

 

Effektivitäten berechnen

Eine der wichtigsten Kennzahlen dafür ist die sogenannte Effektivität: Umsatz pro Mitarbeiterstunde. Im Amadeus Dashboard finden Sie ein Barometer für die Effektivität welches sehr bildlich von grün über orange bis rot die Auslastung Ihres Teams anzeigt.

In 4 Schritten zum Dienstplan

Mitarbeiter einteilen

Termine werden vorab gesperrt, falls nötig

Dienstplan veröffentlichen

Wird per Mail geteilt

Mitarbeiter tauschen selbstständig

…falls nötig

Schichttausch bestätigen

Nur mit Zustimmung gültig

Zeiterfassung

Zeiterfassung

Die Amadeus360 Zeiterfassung ermöglicht digitales Stempeln an einem Endgerät Ihrer Wahl. Ihre Mitarbeiter brauchen dafür kein aufwändiges Login. Einfach den Kurz-Pin eingegeben und Einstempeln, Pause oder Ausstempeln auswählen und fertig. Auf Wunsch kann auch das SOLL aus dem Dienstplan automatisch als IST für die Zeiterfassung eingetragen werden. Die Zeiten müssen dann nur noch editiert werden, falls sich etwas geändert hat. 

 

Lohnvorschau

Die protokollierten Stempelzeiten werden direkt in die Zeiterfassung übertragen. Sie und auch Ihre Mitarbeiter können die Arbeitszeiten jederzeit kontrollieren. Durch die Verknüpfung mit den Lohnkosten auf Personenlevel erhalten Sie laufend eine Lohnvorschau.

Terminal zum stempeln

Hardware-Terminal

Bei Amadeus haben Sie die Wahl, wie Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten erfassen. Direkt an der Kasse stehen die Identifizierung per PIN oder wenn gewünscht auch ein Fingerabdrucksensor zur Verfügung.

 

Software-Terminal

Darüber hinaus kann theoretisch jedes beliebige Gerät als Software-Terminal eingerichtet werden. So stellen Sie beispielsweise in der Küche ein Tablet zur Verfügung während die Barmitarbeiter direkt an der Kasse der Bar stempeln.

Schritt für Schritt

Timetracker einrichten (nur einmal pro Endgerät)

Persönliche Daten des Bestellers

Jedem Mitarbeiter eine Pin vergeben

In Amadeus360 die Mitarbeiter-Stammdaten aufrufen: Personal/Übersicht – Mitarbeiter Name

Bedienung nimmt Bestellung auf

Endgerät auf Timetracker vorbereiten

In Amadeus360 den Betrieb aufrufen: Mein Restaurant/Einstellung – Betriebskennung hineinkopieren

Timetracker am Endgerät aufrufen

Timetracker am Endgerät aufrufen

https://login.amadeus360.de/extern/timetracker

Login per Fingerabdruck

Timetracker nutzen

Pin eingeben / Fingerabdruck zum Freischalten und dann Schichtbeginn, Schichtende oder Pause buchen

Arbeitszeitkonto

Arbeitszeitkonto mit Warnfunktion

Immer für alle Mitarbeiter im Kopf zu haben, wie viele Stunden sie noch arbeiten dürfen ist eine enorme Denksportaufgabe oder unordentliche Zettelwirtschaft. In Amadeus360 wird nicht nur automatisch mitgemessen, es werden auch Warnmeldungen ausgelöst, wenn sich Mitarbeiter der Grenze nähern.  

Minijobber, Studenten, Jugendschutz

Bei nicht festangestellten oder minderjährigen Mitarbeitern gelten besondere Grenzen. Sie dürfen im laufenden Monat und auch im laufenden Jahr bestimmte Grenzen nicht überschreiten. Im Schichtplanungs-Modus können diese Mitarbeiter nicht mehr eingesetzt werden, wenn das Limit erreicht ist.

Lohnabrechnung teilautomatisiert

Lohnvorbereitendes System

Durch die integrierte Zeiterfassung ist Amadeus360 der aktuelle Stundenstand und damit auch der aktuell erarbeitete Lohn (wie ein Lohnbarometer) zu jedem Zeitpunkt bekannt. 

Steuerberater-Zugang

Per separatem Zugang mit speziellen Nutzungsrechten, kann Ihr Steuerberater direkt selbst die zur Abrechnung benötigten Dateien mit wenigen Klicks herunterladen. Oder Sie schicken Sie ihm zu.

DATEV & Co.

Falls DATEV oder ähnliches im Einsatz ist, sind die benötigten Dateien direkt im benötigten Format verfügbar. Einfach herunterladen und direkt wieder in DATEV hochladen

Lohnkosten immer im Blick

Kundenmeinung

„Durch die Verknüpfung zwischen Kasse, Personalverwaltung und Lohnkosten steht uns im System jederzeit die akutellste Lohnvorschau für alle Mitarbeiter zur Verfügung – inklusive aller Stempelzeiten.

So behalten wir immer den Überblick und Lohn-Vorschuss-Anfragen sind im Handumdrehen erledigt und gespeichert!“

Eine zufriedene Amadeus Kundin

 

Noch effizienter arbeitet Amadeus360 Personal mit…

Personalverwaltung FAQs

Personalverwaltung

Unter Personalverwaltung versteht man alle administrativen, meist wiederkehrenden Aufgaben im Personalwesen. In der Regel werden diese von der Personalabteilung wahrgenommen.

Zu den Aufgaben zählen:

  • Anlegen und Verwalten von Personalakten
  • Einstellung und Einführung neuer Mitarbeiter
  • Betreuung ausscheidender Mitarbeiter
  • Bearbeitung von Arbeits-, Urlaubs- und Fehlzeiten
  • Abwicklung von Kurzarbeit
  • Lohnabrechnung bzw. Gehaltsabrechnung
  • Personaldatenverwaltung
  • Sozialverwaltung
  • Personalstatistik

Arbeitszeiterfassung

Unter Arbeitszeiterfassung versteht man den Vorgang der Erfassung von Zeiten der Mitarbeiter im Betrieb. Um die Arbeitsdauer zu messen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Viele dieser Prozesse erfassen automatisiert, wie lange und in welchem Zeitraum, die Mitarbeiter Arbeitsstunden leisten.

Berechtigung der Arbeitszeiterfassung

Grundsätzlich regelt der Arbeitsvertrag für jeden Mitarbeiter die Arbeitszeit und Bezahlung – meist mit fixer Wochenstundenzahl. Also macht natürlich auch die Arbeitszeiterfassung für beide Seiten Sinn – so ist für beide ersichtlich, wann wie viel gearbeitet wurde und ob die Sollstunden schon erbracht wurden.

Die gängigsten Zeiterfassungsarten

  • Stundenzettel
  • Excel-Tabelle
  • Kiosksystem
  • Online-Zeiterfassung

Online-Zeiterfassung

Viele nutzen mittlerweile die elektronische Erfassung mit Chipkarten, Fingerprint-Scanner oder über den Browser. Bei der Online Zeiterfassung “stempelt” der Mitarbeiter Beginn und Ende seiner Arbeitszeit sowie seine Pausen direkt am Rechner oder via Smartphone ein.

Reporting

Für Reportingzwecke bieten die Zeiterfassungssysteme heute auch verschiedene Exportfunktionen und Statistiken, die für das Personal-Controlling relevant sein können.

Zeiterfassung in Amadeus360

In Amadeus360 ist die Zeiterfassung Teil des Personalverwaltungsmoduls. Neben der tatsächlichen Erfassung der Stunden an der Kasse oder einem beliebigen internetfähigen Endgerät gehören auch einige Auswertungsmöglichkeiten ins Paket. Schichtleiter können beispielsweise Umsätze und Lokalauslastung mit Personaleinsatz vergleichen und so lernen, wie viel Personal sie verplanen müssen. 

Jein. Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18 Mai 2019), verpflichtet Arbeitgeber, die tatsächliche Arbeitszeit der Mitarbeiter umfänglich zu dokumentieren.

Das ist aber bisher aber nur eine “EU-Vorgabe”. Umsetzen in nationales Recht muss sie jedes EU-Land selbst. In Deutschland passiert das vermutlich noch dieses Jahr. Deshalb ist ratsam sich bereits jetzt um eine Software zur Arbeitszeiterfassung zu kümmern. So ist man gerüstet, wenn es zur Pflicht wird.

Im Arbeitnehmer-Schutzgesetz sind regelmäßige Pausen fest vorgeschrieben:

  • 30 Minuten sind nach 6 Stunden fällig
  • weitere 15 Minuten nach 9 Stunden

Um den Mitarbeiter zu „zwingen“, die Pausen auch tatsächlich wahrzunehmen, werden sie in vielen Systemen automatisch berechnet. Stempelt sich der Mitarbeiter nicht aus, wird die Pause ergänzt. Trotzdem ist man als Arbeitgeber natürlich angehalten, dafür zu sorgen, dass die Pausen auch tatsächlich genutzt werden.

HR Prozesse brauchen Zeit

Archivieren, dokumentieren und organisieren – das alles kostet Zeit und Geld. Deshalb ist es sinnvoll, sich ein Personalverwaltungs-Tool wie die Amadeus360 Personalverwaltung zuzulegen. Ein umfassendes Toll wie das unsere mit digitaler Personalakte, Lohnbuchhaltung, Dienstplänen, eigenen Mitarbeiter-Zugängen usw. spart Zeit. Alle Daten und Akten der Arbeitnehmer werden zentral verwaltet, Prozesse miteinander vernetzt und automatisiert – das ist erheblich effizienter als klassische Varianten.

Zeitlich begrenzte Verringerung

Kurzarbeit ist die zeitlich begrenzte Verringerung der regelmäßigen Arbeitszeit in einem Betrieb aufgrund von großem Arbeitsausfall. Davon können alle oder aber nur ein Teil der Arbeitnehmer betroffen sein. Gearbeitet wird dann entweder weniger oder überhaupt nicht.

Staatliches Werkzeug zur Arbeitnehmer-Sicherung

So können bei vorübergehendem Arbeitsausfall, wie z.B. jetzt in der Corona-Krise, Kündigungen vermieden werden. Um den Verdienstausfall zumindest teilweise auszugleichen, können die Arbeitnehmer dann auch eine Entgeltersatzleistung aus der Arbeitslosenversicherung, das sogenannte Kurzarbeitergeld, beziehen.

Ausgleich von Arbeitsentgeltausfall

Kurzarbeitergeld bekommt man, wenn mindestens 10 Prozent der Beschäftigten einen Arbeitsentgeltausfall von mehr als 10 Prozent haben. Der Bezug ist dann bis zu 12 Monate möglich.

Aktueller Anlass

Aktuell, also bis Ende 2020 gilt unter bestimmten Voraussetzungen eine Bezugsdauer von längstens 21 Monaten. Auch Leiharbeiter/ innen können in Kurzarbeit gehen und haben Anspruch auf KUG. Beschäftigte erhalten 60 Prozent des Netto-Entgelts – bei mindestens einem Kind 67 Prozent.
> Weitere Informationen bei der Agentur für Arbeit

Um die Ausbeutung von Mitarbeitern zu verhindern, gilt seit dem 01.01.2020 das Mindestlohngesetz, welches 9,35 € pro Stunde vorschreibt – wenige Einzelfälle ausgenommen. Für Arbeitgeber schreibt das MiLoG umfangreiche Aufzeichnungen und Dokumentationen vor. Dazu gehören:

  • Arbeitsbeginn
  • Arbeitsdauer
  • Arbeitsende
  • Pausen (ab 6h)

Definition Minijob

Unter einer geringfügigen Beschäftigung oder auch Minijob versteht man ein Arbeitsverhältnis, in dem die Arbeitszeit bzw. das Arbeitsentgelt einen bestimmten Betrag im aktuellen Monat und oder im aktuellen Jahr nicht überschreitet. 

Geringfügig entlohnt

In Deutschland gilt als monatliche Grenze die Marke von 450 €. Nach nationalem Recht sind Minijobber in dieser Beschäftigung nicht versicherungspflichtig für:

  • Krankenkasse
  • Pflegeversicherung
  • Arbeitslosenversicherung
  • Rentenversicherung (per Antrag)

Als Teil der Personaleinsatzplanung stellt der Dienstplan (manchmal auch Schichtplan genannt) sicher, dass der quantitative und qualitative Personalbedarf auch erfüllt wird. In einer organisatorischen Übersicht werden Dienstbeginn, Dienstende und teilweise auch die Pausen für jeden einzelnen Mitarbeiter festgelegt. Digitale Tools wie die Amadeus Personalverwaltung erleichtern die Planung durch Automatismen enorm.

Arbeitszeitgesetz

Das Arbeitszeitgesetz soll vor allem die Gesundheit der Arbeitnehmer schützen und Ausbeutung verhindern. Es verpflichtet alle Arbeitgeber und Arbeitnehmer (Angestellte, Arbeiter, Beschäftigen und auszubildende) zur Einhaltung von Mindeststandards. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können vom Gesetz abweichende Regelungen beinhalten.

Werktägliche Höchstarbeitszeit

Pro Tage sollte nicht mehr als acht Stunden gearbeitet werden. Wenn an einzelnen mehr als acht nicht mehr als zehn Stunden gearbeitet wird, so ist auch das zulässig, wenn in sechs Kalendermonaten der Durchschnitt nicht über acht Stunden pro Tag liegt.

Ruhepausen

Liegt die Arbeitszeit unter sechs Stunden, muss keine Pause gewährt / genommen werden. Ab sechs Stunden Arbeit sind 30 Minuten Pause verpflichtend. Ab neun Stunden sogar 45 Minuten. Einzelne Pausen müssen mindestens 15 Minuten dauern und der Arbeitnehmer muss den Arbeitsort verlassen können.

Ruhezeiten

Auch die Ruhezeit zwischen den Arbeitszeiten ist geregelt: Zwischen zwei Einsätzen müssen mindestens elf Stunden (ununterbrochen) Ruhezeit liegen. Auch diese darf in Einzelfällen um eine Stunde unterschritten werden, wenn im Gegenzug im Sechs-Monatsschnitt andere Ruhezeiten um diese Stunde erhöht werden. 

Nachtarbeit

Sobald die Arbeitszeit zwei Stunden während der gesetzlichen Nacht (23:00 – 6:00 Uhr) enthält, gilt sie als Nachtarbeit. Arbeiter in Wechselschichten oder mit mindestens 48 Tagen im Kalenderjahr in Nachtarbeit gelten als Nachtarbeitnehmer mit gesonderter Regelung. Hier ist der Ausgleichszeitraum, während dessen die durchschnittliche Arbeits- oder Ruhezeit ausgeglichen werden kann nur einen Monat (statt sechs Monate).

Privatrechtliche Bestimmungen

Im Privatrecht gibt es einige Zusatzbestimmungen, die in Gewerkschaften, Betriebsräten oder individuell ausgehandelt werden.

  • Tarifverträge
  • Zeitzuschläge
  • Nachtarbeit
  • Betriebsvereinbarungen
  • Dienstvereinbarungen
  • Arbeitsverträge
 

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