Warum eine Kassennachschau?

Geprüft werden ist gut

Zunächst einmal: Die Kassennachschau ist etwas Positives, auch wenn sie sich nicht so anfühlt. Wer lässt sich schon gerne prüfen? Groß ist häufig die Angst, nach bestem Wissen und Gewissen gehandelt und versehentlich Fehler begangen zu haben.

… nicht geprüft werden noch besser

Dennoch bleiben wir dabei: Die Kassen-Nachschau ist gut. Warum? Wenn Sie in dieser Kurzprüfung glänzen, bleibt Ihnen die große Schwester „Betriebsprüfung“ erspart. Wenn das mal keine gute Nachricht ist!

Jetzt müssen wir nur noch dafür sorgen, dass Sie in der Kassennachschau auch glänzen… 

Welche Regelung für welche Kasse?

Offene Ladenkasse

TSE nein – Bonpflicht nein
– Protokollpflicht ja!

Registrierkasse

TSE ja – Bonpflicht ja

Registrierkasse*

nicht PC, nicht aufrüstbar

TSE ab 12/2022 – Bonpflicht ja

Registrierkasse*

nicht PC, vor 2020 gekauft

TSE ab 10/2020 – Bonpflicht ja 

PC Kassensystem

TSE ja – Bonpflicht ja

PC-Kassensystem*

vor 2020 gekauft

TSE ab 10/2020 – Bonpflicht ja

Alle ab 2020

gekauften Kassen

TSE ja – Bonpflicht ja

* BMF-Anforderungen 11/2010 erfüllt. 

GoBD weiterhin gültig

Auch wenn derzeit fast ausschließlich über die KassenSichV diskutiert wird, die GoBD hat weiterhin Gültigkeit!

  • Kassenbuch Einzelpositionen & Zahlungsart
  • Fortlaufend numm. Z-Bons aufbewahren
  • Kassen-Entnahmen, Retouren, Stornierungen
  • Gesamtsumme aller Brutto-Einnahmen
  • Original-Belege aufbewahren
  • Programm-Abrufe jeder Änderung speichern
  • Protokolle aller Übungs-Speicherdaten
  • Wartungsprotokolle, Bedienungsanleitungen


Zur GoBD Erklärung

Kassennachschau mit und ohne TSE / Bon

Ohne TSE & Bon

… ist der Prüfer zu folgendem berechtigt:

  • Zugang zur Kasse
  • Kassenaufzeichnungen
  • Betriebsanleitungen
  • (Alte) Speisekarten
  • Kassensturz
  • Betriebsunterbrechung

 

Mit TSE & Bon

… verkürzt sich die Prüfung auf:

  • Abgleich des Bons mit Artikeln, den TSE-Angaben, sowie der Steuer-ID

  • (Füße hochlegen und entspannen)

Wie läuft eine Kassennachschau ab?

1. Testkauf

Den Beginn der Kassennachschau werden Sie in der Regel nicht bemerken, denn der Prüfer tätigt zunächst einen unangekündigten und verdeckten Kauf.

2. Bon aushändigen

In diesem Schritt ist es wichtig, dass Sie dem Prüfer ungefragt den Kassenbon ausgehändigt haben. Falls nicht, haben Sie die Beleg-Ausgabepflicht und damit die KassenSichV nicht erfüllt und riskieren eine ausführliche Betriebsprüfung.

3. Prüfung des Bons

Auf dem Kassenbon sollten sich TSE-Daten befinden. Falls nicht, müssen Sie nachweisen, dass auf Sie der Härtefall (gemäß Definition Ihres Bundeslandes) zutrifft und Sie vorübergehend von der TSE-Pflicht befreit sind.

4a. Prüf-QR-Code vorhanden?

Befindet sich ein Prüf-QR-Code auf dem Bon, kann der Prüfer die verschlüsselten TSE-Daten mit geeigneter Software auslesen und eine schnelle Sichtprüfung durchführen.
Im Idealfall erledigt in Sekunden…

4b. Alternativ: TAR-Export Prüfung

Ohne Prüf-QR-Code bleibt dem Prüfer nur eine manuelle Prüfung: Er gleicht die Beleg-Daten mit den von Ihnen exportierten TAR-Files und der TSE-Signatur ab.
Im Idealfall erledigt in Minuten…

5. Betriebsprüfung

Wurde eine der vorigen Schritte nicht erfüllt oder waren die Daten nicht eindeutig, kann der Prüfer eine richtige Betriebsprüfung anordnen.
Das kann Stunden oder gar Tage dauern…

Ergebnis

Die Prüfung kann in Sekunden abgeschlossen sein, wenn Sie jetzt schon proaktiv 100% KassenSichV konform arbeiten. Wenn nicht, kann es bis zur Betriebsprüfung gehen und sogar Nachschätzungen zur Folge haben.

400000

Kassen

sind laut BIHK allein in Bayern vom
Ende der Nichtbeanstandung betroffen

Was gehört zur Kassennachschau?

 

Das sollten Sie erlauben:

  • Verdeckt prüfen
  • Zugang zur Kasse
  • Zugang zu Kassen-Aufzeichnungen
  • Kassen-Anleitungen einsehen
  • Elektron. Kassen-Aufzeichnungen
  • Kassensturz

 

Das dürfen Sie ablehnen:

  • Zugang zur Kasse
    ohne Dienstausweis
  • Zugang zu Privaträumen
  • Schränke und Schubladen öffnen
  • Durchsuchen der Geschäftsräume
  • Unterbrechung des Betriebs

BMF bestätigt 30.09.2020

Gleich zweimal hat das BMF das Fristende bestätigt – zunächst im Juli und dann noch einmal im September. Im September wurden ergänzend folgende Punkte klargestellt:

  • Gemäß § 146a AO sind die Anpassungen umgehend zu erfüllen
  • Nur bis 30.9.2020 werden fehlende TSE nicht beanstandet
  • Ein Fehlen der DSFinV-K ebenfalls längstens bis 30.09. 
  • Die Belegausgabe-Pflicht war bereits seit Januar 2020 gültig
  • Nach § 148 AO gibt es Erleichterungen nur befristet auf Antrag!
  • Abweichende Erlasse bedürften der Abstimmung mit dem BMF

 

Zum BMF Schreiben

Die Bundesländer widersprechen

Einige Bundesländer haben auf die im Juli vom BMF veröffentlichte Bestätigung der Nichtbeanstandungsdeadline reagiert und eigene Erlasse veröffentlicht, welche die Frist eigenmächtig (meist) bis 31.03.2021 verlängert.

Dazu gehören:

  • Baden-Württemberg
  • Hessen
  • Hamburg
  • Nordrhein-Westfalen
  • Bayern
  • Niedersachsen
  • Schleswig-Holstein
  • Sachsen
  • Saarland
  • Mecklenburg-Vorpommern
  • Thüringen
  • Berlin
  • Brandenburg


Zu den Erlassen

BMF vs. Länderministerien

„Wenn Mama und Papa sich streiten, sollten die Kinder sich raushalten.

Daher möchte ich weder die einen noch die anderen Schreiben bewerten. So viel steht allerdings fest: auf der sicheren Seite ist man nur, wenn man die strengste Regelung proaktiv erfüllt.

Dr. Mirco Till
Geschäftsführer bei Amadeus360

TSE-Daten exportieren mit Amadeus360

Das ist zu tun, wenn Sie in einer Kassennachschau TAR-Files liefern sollen.

Kassenserver

  • Im Kassenserver starten
    Sie das Backoffice
  • Bitte „Betrieb“ aufrufen

Export

  • Hier scrollen Sie bitte bis
    „TSE komplett exportieren“
  • Bitte den Button betätigen

TAR-Files

  • Dateien im hinterlegten
    Export-Verzeichnis finden

(Wo? Nachlesbar unter: Backoffice > Betrieb > scrollen bis „Export-Pfad“)

DSFinV-K-Daten liefern mit Amadeus360

Das ist zu tun, wenn Sie in einer Kassennachschau DSFinV-K Exporte liefern sollen.

Kassenserver

  • Im Kassenserver Amadeus II Reporting öffnen
  • Dort zum Reiter Auswertungen und Export

Export

  • Bei DSFinV-K auf „CSV“ klicken
  • (hier kein Scrollen nötig)

Zip-Datei

  • Es wird eine zip-Datei mit den CSVs und einer beschreibenden index.html heruntergeladen

Kassennachschau FAQs

Gesetzlich legitimiert

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grund-Aufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 (BGBl. I S. 3152) wurde auch die Möglichkeit einer Kassen-Nachschau nach § 146b Abgabenordnung (AO) eingeführt.

Unangekündigt

Sie besagt, dass ein Prüfer des Finanzamts unangekündigt kommen und die Herausgabe der Kassenbuchführung sowie Zugriff auf die Kasse verlangen darf.

Welche Betriebe?

Vor allem Betriebe, in denen viel Bargeld im Einsatz ist, wie Bäckereien, Restaurants, Friseure, Metzgereien, Clubs usw.

Welche Kassen?

Von der Kassen-Nachschau sind u.a. elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und auch die offene Ladenkassen betroffen.

Alte Praxis

Im Regelfall zeigt der Kassenprüfer seinen Dienstausweis und hat danach die Befugnis das Kassensystem auf die Ordnungsmäßigkeit von Aufzeichnungen und Buchungen der Kasseneinnahmen und -ausgaben zu kontrollieren. Wenn es Geschäftsräume gibt, findet die Prüfung ausschließlich dort statt. Ankündigen muss sich der Prüfer nicht. 

Neue Praxis

Mit Einführung von TSE und Bonpflicht verschiebt sich das Prozedere immer mehr in Richtung verdeckte Prüfung. Der Prüfer führt dann zunächst verdeckt Testkäufe aus.

Ohne Dienstausweis

So kann er die Kasse auch ohne Dienstausweis überprüfen. Mit dem Kassenbon erhält er bereits wichtige Informationen insbesondere wenn eine TSE installiert ist.

Vollständigkeit

  • Wurden alle Einnahmen vollständig erfasst?
  • Wurden alle Ausgaben vollständig erfasst?
  • Wurden Rechnungen nachträglich geändert?
  • Gibt es eine fortlaufende Nummerierung im Z-Bon?
  • Mit TSE: Gibt es Anzeichen auf fehlende Transaktionen?

Sachliche Zuordnung

  • Klare Trennung zwischen Einnahmen und Ausgaben?
  • Sind die verkauften Artikel ordnungsgemäß bezeichnet?
  • Stimmen Tagesendsumme und Umsätze in der Kasse überein?

Zeitliche Zuordnung

  • Sind alle Zeitstempel lückenlos und schlüssig?
  • Sind die Zeiten von Kasse und TSE vergleichbar?

Aufbewahrungspflicht:

Bis zu 10 Jahre lang können folgende Dokumente verlangt werden: Bedienungs- und Programmieranleitungen, Z-Bons, Kassenzettel, Kassenbuch.

Organisatorisches – Personal briefen

  • Wer kann für den Unternehmer einspringen?
  • Welche Aussagen dürfen die Mitarbeiter tätigen?
  • Worüber müssen sie keine Auskunft geben?
  • Was dürfen/müssen die Mitarbeiter dem Prüfer aushändigen?
  • Was dürfen sie ablehnen?
  • Wo sind die Kassenaufzeichnungen zu finden?
  • Wo sind Belege und Aufzeichnungen zu finden?
  • Wie wird der DSFinV-K Export durchgeführt?
  • Wo sind die TAR-Files (nach TSE-Export) zu finden?

Verfahrensdokumentation beherrschen

  • Wie ist der Geschäftsablauf im Betrieb normalerweise?
  • Wann und wie kommt es zur Bezahlung?
  • Wer hat Zugang zur Kasse und/oder bedient sie?
  • Wie melden sich die Kassierer in der Kasse an?
  • Wie erfassen Sie Einlagen und Entnahmen?
  • Wie erfassen Sie verauslagte Betriebsausgaben?
  • Wer führt den täglichen Kassenabschluss durch?
  • Wer führt das Kassenbuch?
  • Wo befinden sich die Kassen-Unterlagen?

Unterlagen zur Kasse

  • Kaufbeleg
  • Bedienungsanleitung/Benutzerhandbuch
  • Programmbeschreibungen und -richtlinien
  • Programmieranleitung
  • Protokolle über Programmänderungen
    • Einrichtungsprotokolle
    • Freigabeprotokolle
    • Fehlerprotokolle
    • Änderungslisten
 

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