Kassen-Nachschau
Bereits seit Januar 2018 sind sie erlaubt, die unangemeldeten Kassennachschauen – also eine Kurzprüfung im Namen des Finanzamts. Jetzt, nach Ablauf der Nichtbeanstandungsfrist werden sich ein paar Dinge ändern.
Geprüft werden ist gut
Zunächst einmal: Die Kassennachschau ist etwas Positives, auch wenn sie sich nicht so anfühlt. Wer lässt sich schon gerne prüfen? Groß ist häufig die Angst, nach bestem Wissen und Gewissen gehandelt und versehentlich Fehler begangen zu haben.
… nicht geprüft werden noch besser
Dennoch bleiben wir dabei: Die Kassen-Nachschau ist gut. Warum? Wenn Sie in dieser Kurzprüfung glänzen, bleibt Ihnen die große Schwester „Betriebsprüfung“ erspart. Wenn das mal keine gute Nachricht ist!
Jetzt müssen wir nur noch dafür sorgen, dass Sie in der Kassennachschau auch glänzen…
Auch wenn derzeit fast ausschließlich über die KassenSichV diskutiert wird, die GoBD hat weiterhin Gültigkeit!
- Kassenbuch Einzelpositionen & Zahlungsart
- Fortlaufend numm. Z-Bons aufbewahren
- Kassen-Entnahmen, Retouren, Stornierungen
- Gesamtsumme aller Brutto-Einnahmen
- Original-Belege aufbewahren
- Programm-Abrufe jeder Änderung speichern
- Protokolle aller Übungs-Speicherdaten
- Wartungsprotokolle, Bedienungsanleitungen
1. Testkauf
Den Beginn der Kassennachschau werden Sie in der Regel nicht bemerken, denn der Prüfer tätigt zunächst einen unangekündigten und verdeckten Kauf.
2. Bon aushändigen
In diesem Schritt ist es wichtig, dass Sie dem Prüfer ungefragt den Kassenbon ausgehändigt haben. Falls nicht, haben Sie die Beleg-Ausgabepflicht und damit die KassenSichV nicht erfüllt und riskieren eine ausführliche Betriebsprüfung.
3. Prüfung des Bons
Auf dem Kassenbon sollten sich TSE-Daten befinden. Falls nicht, müssen Sie nachweisen, dass auf Sie der Härtefall (gemäß Definition Ihres Bundeslandes) zutrifft und Sie vorübergehend von der TSE-Pflicht befreit sind.
4a. Prüf-QR-Code vorhanden?
Befindet sich ein Prüf-QR-Code auf dem Bon, kann der Prüfer die verschlüsselten TSE-Daten mit geeigneter Software auslesen und eine schnelle Sichtprüfung durchführen.
Im Idealfall erledigt in Sekunden…
4b. Alternativ: TAR-Export Prüfung
Ohne Prüf-QR-Code bleibt dem Prüfer nur eine manuelle Prüfung: Er gleicht die Beleg-Daten mit den von Ihnen exportierten TAR-Files und der TSE-Signatur ab.
Im Idealfall erledigt in Minuten…
5. Betriebsprüfung
Wurde eine der vorigen Schritte nicht erfüllt oder waren die Daten nicht eindeutig, kann der Prüfer eine richtige Betriebsprüfung anordnen.
Das kann Stunden oder gar Tage dauern…
Ergebnis
Die Prüfung kann in Sekunden abgeschlossen sein, wenn Sie jetzt schon proaktiv 100% KassenSichV konform arbeiten. Wenn nicht, kann es bis zur Betriebsprüfung gehen und sogar Nachschätzungen zur Folge haben.
400000
Kassen
sind laut BIHK allein in Bayern vom
Ende der Nichtbeanstandung betroffen
Das sollten Sie erlauben:
- Verdeckt prüfen
- Zugang zur Kasse
- Zugang zu Kassen-Aufzeichnungen
- Kassen-Anleitungen einsehen
- Elektron. Kassen-Aufzeichnungen
- Kassensturz
Das dürfen Sie ablehnen:
- Zugang zur Kasse
ohne Dienstausweis - Zugang zu Privaträumen
- Schränke und Schubladen öffnen
- Durchsuchen der Geschäftsräume
- Unnötige Unterbrechung des Betriebs
Offizieller Auftrag
Seit Ende April 2021 ist es offiziell: Die Finanzverwaltung des Landes Nordrhein-Westfalen beauftragt Gastro-MIS im Namen aller Finanzverwaltungen Deutschlands mit der Bereitstellung der neuen offiziellen Prüfsoftware für Kassennachschauen und Betriebsprüfungen.
Bundeseinheitliche Basis
Die neue verbindliche Kassen-Prüfsoftware aus dem Hause Amadeus ergänzt bereits bestehende Funktionen von AmadeusVerify mit speziellen Anforderungen der Steuerprüfer.
„Bisher war AmadeusVerify das perfekte Tool für Kassenhersteller und Kassenbetreiber, um schnell und einfach herauszufinden, ob sie alle technischen Vorgaben der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) richtig umgesetzt haben. So wird die Kassenprüfung schon vorab geprobt – das allein ist schon ein Novum.
Wir sind sehr stolz, dass wir jetzt zudem auch das offizielle Prüfprogramm, mit dem alle Kassendaten kontrolliert werden, stellen dürfen und so einen wertvollen Beitrag für mehr Steuergerechtigkeit leisten!“
Dr. Mirco Till
Geschäftsführer bei Amadeus360
Gesetzlich legitimiert
Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grund-Aufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 (BGBl. I S. 3152) wurde auch die Möglichkeit einer Kassen-Nachschau nach § 146b Abgabenordnung (AO) eingeführt.
Unangekündigt
Sie besagt, dass ein Prüfer des Finanzamts unangekündigt kommen und die Herausgabe der Kassenbuchführung sowie Zugriff auf die Kasse verlangen darf.
Welche Betriebe?
Vor allem Betriebe, in denen viel Bargeld im Einsatz ist, wie Bäckereien, Restaurants, Friseure, Metzgereien, Clubs usw.
Welche Kassen?
Von der Kassen-Nachschau sind u.a. elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und auch die offene Ladenkassen betroffen.
Alte Praxis
Im Regelfall zeigt der Kassenprüfer seinen Dienstausweis und hat danach die Befugnis das Kassensystem auf die Ordnungsmäßigkeit von Aufzeichnungen und Buchungen der Kasseneinnahmen und -ausgaben zu kontrollieren. Wenn es Geschäftsräume gibt, findet die Prüfung ausschließlich dort statt. Ankündigen muss sich der Prüfer nicht.
Neue Praxis
Mit Einführung von TSE und Bonpflicht verschiebt sich das Prozedere immer mehr in Richtung verdeckte Prüfung. Der Prüfer führt dann zunächst verdeckt Testkäufe aus.
Ohne Dienstausweis
So kann er die Kasse auch ohne Dienstausweis überprüfen. Mit dem Kassenbon erhält er bereits wichtige Informationen insbesondere wenn eine TSE installiert ist.
Vollständigkeit
- Wurden alle Einnahmen vollständig erfasst?
- Wurden alle Ausgaben vollständig erfasst?
- Wurden Rechnungen nachträglich geändert?
- Gibt es eine fortlaufende Nummerierung im Z-Bon?
- Mit TSE: Gibt es Anzeichen auf fehlende Transaktionen?
Sachliche Zuordnung
- Klare Trennung zwischen Einnahmen und Ausgaben?
- Sind die verkauften Artikel ordnungsgemäß bezeichnet?
- Stimmen Tagesendsumme und Umsätze in der Kasse überein?
Zeitliche Zuordnung
- Sind alle Zeitstempel lückenlos und schlüssig?
- Sind die Zeiten von Kasse und TSE vergleichbar?
Aufbewahrungspflicht:
Bis zu 10 Jahre lang können folgende Dokumente verlangt werden: Bedienungs- und Programmieranleitungen, Z-Bons, Kassenzettel, Kassenbuch.
Organisatorisches – Personal briefen
- Wer kann für den Unternehmer einspringen?
- Welche Aussagen dürfen die Mitarbeiter tätigen?
- Worüber müssen sie keine Auskunft geben?
- Was dürfen/müssen die Mitarbeiter dem Prüfer aushändigen?
- Was dürfen sie ablehnen?
- Wo sind die Kassenaufzeichnungen zu finden?
- Wo sind Belege und Aufzeichnungen zu finden?
- Wie wird der DSFinV-K Export durchgeführt?
- Wo sind die TAR-Files (nach TSE-Export) zu finden?
Verfahrensdokumentation beherrschen
- Wie ist der Geschäftsablauf im Betrieb normalerweise?
- Wann und wie kommt es zur Bezahlung?
- Wer hat Zugang zur Kasse und/oder bedient sie?
- Wie melden sich die Kassierer in der Kasse an?
- Wie erfassen Sie Einlagen und Entnahmen?
- Wie erfassen Sie verauslagte Betriebsausgaben?
- Wer führt den täglichen Kassenabschluss durch?
- Wer führt das Kassenbuch?
- Wo befinden sich die Kassen-Unterlagen?
Unterlagen zur Kasse
- Kaufbeleg
- Bedienungsanleitung/Benutzerhandbuch
- Programmbeschreibungen und -richtlinien
- Programmieranleitung
- Protokolle über Programmänderungen
- Einrichtungsprotokolle
- Freigabeprotokolle
- Fehlerprotokolle
- Änderungslisten
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