Alles im Fokus – Filialverwaltung mit Amadeus360
Wir haben viele Facetten beleuchtet, sowohl zu Franchisegebern als auch zu Franchisenehmern.
Zum Abschluss unserer Fokus Franchise-Serie wollen wir ein, wie wir finden, zentrales Erfolgsinstrument im Franchise-Bereich näher beleuchten: das digitale Franchise-Management.
Ein Laden – ein Management. So weit, so gut. Aber wie behalte ich den Überblick über mehrere Läden?
Woher weiß ich, dass es überall so funktioniert, wie es soll? Wo läuft es nicht so rund? An welcher Stellschraube muss ich drehen, um ein noch besseres Ergebnis zu erzielen?
Um sich zu verbessern, muss man immer zuerst wissen, worin Verbesserungspotenzial steckt. Beobachten, optimieren. Beobachten, optimieren. Beobachten, optimieren.
Gar nicht so einfach, wenn man mehrere gastronomische Betriebe im Blick behalten will, z.B. als Franchisegeber. Keine Sorge – dafür gibt es Tools. Dafür gibt es Amadeus360!
25 Jahre Franchise-Expertise
Spezielle Gastro-Konzepte erfordern auch spezielle Gastro-Software. Wenn Sie auf der Suche nach einem Software-Spezialisten für Gruppen, Filialisten und Franchises sind, können wir – mit Stolz – sagen, dass Sie bei Amadeus360 an der besten Adresse sind.
Seit 25 Jahren gehören zu unseren Kunden Branchen-Größen, darunter die Enchilada-Gruppe mit all ihren bekannten Marken wie Aposto, Enchilada, Wilma Wunder, Pommes Freunde und Burgerheart, sowie auch Dean&David, Sausalitos oder Hans im Glück.
Alles drin, was das (Filialisten-)Herz begehrt
Eine gute Filialverwaltung ermöglicht beides: Den Schritt zurück, um den Überblick zu behalten und den Blick in die Details, wo erforderlich.
Bei Amadeus ist die Ladenakte der heiße Draht zu den einzelnen Filialen innerhalb der Filialverwaltung. Dort sind die wichtigsten Dokumente und Zugriffe für den einzelnen Laden abgelegt. Mittels Freigabe durch den Laden (gesetzlich erforderlich) kann dort bis ins Kassenbuch und damit bis in die Kassendaten Einsicht gewährt werden.
Die sogenannten ready-made Reports ermöglichen in wenigen Augenblick einen guten Eindruck von den wichtigsten Kennzahlen jedes Ladens:
- Budget
- Personalkosten
- Umsatzentwicklung
- Wareneinsätze
- Inventurbestände
- Kassenblatt
- Gutscheinkonten
Dafür, dass das möglichst effizient vonstattengehen kann, sorgen bei Amadeus folgende Reports:
- Die letzten x Tage
- Die letzten x Jahre
- Laden-Ranking
- Management-Report
- Zeitzonen-Report
Damit es noch einfacher ist, den Überblick zu behalten, haben wir uns etwas Besonderes ausgedacht:
Die Amadeus360 Superkennzahl. Diese ist eine Kombination aus den wichtigen Kennzahlen Rendite, Wareneinsatz, Personalkosten und Umsatzentwicklung. Mit nur einem Blick auf diesen Wert ist sofort klar, ob es der Filiale gut geht, oder nicht.
Bei so viel Einblick muss natürlich begrenzt werden, wer auf wie viele Informationen zugreifen kann. Schließlich soll – und darf auch datenschutzrechtlich – nicht jeder Mitarbeiter komplette Einsicht erhalten.
Das regelt die Rollen- bzw. Rechteverteilung, sowohl auf der Ladenebene als auch im Franchise-Management.
5 Stufen zum Glück
Bei Amadeus360 sorgen fünf Stufen (alternativ über 100 Einzelrechte) für Ordnung:
- Franchise-Administratoren sehen den Admin-Bereich, aber nicht einzelne Betriebe
- Filialbetreuer sehen den Admin-Bereich und ihre freigeschalteten Betriebe
- Geschäftsführer eines Betriebs sehen den Betrieb, aber nicht den Admin-Bereich
- Mitarbeiter haben keinen Zugriff auf das Gruppenmodul,
- … können aber in Filialen (Dienstpläne etc.) eingesetzt werden
Jeder kennt das Problem: Je größer der Betrieb bzw. die Gruppe, desto mehr wird Kommunikation zur Herausforderung. Meetings mit allen relevanten Kollegen können nur weit im Voraus geplant werden, E-Mail-Infos werden – wenn überhaupt – nur halbherzig gelesen, und “davon weiß ich nichts” wird schnell zu Standard-Antwort.
Auch bei dieser Herausforderung kann ein mehrstufiges System Abhilfe schaffen. Bei Amadeus360 ist es eine Kombination aus E-Mail-Versand und Login-Bereich. E-Mails informieren, wenn es Neuigkeiten gibt.
Aber ganz wichtig: die Information selbst ist niemals in der E-Mail enthalten! Warum? Weil dann die Gefahr bestünde, dass einzelne Mitarbeiter nur eine Momentaufnahme mitbekämen und wichtige Änderungen verpassen. Deshalb müssen sie sich immer in das zentrale Verwaltungstool einloggen und finden es dort die Informationen vor – automatisch auf dem aktuellsten Stand.
Dort stehen verschiedene Inhaltstypen zur Auswahl:
- Umfragetool für Stimmungsbilder in wenigen Minuten
- Zentrale Aufgabenvergabe mit Checkbox und „Protokoll“
- Formular-Center für zentrale Formular-Vorlagen
- Wiki-Bereich als “Single-Source-of-Truth” für Betriebswissen
- Zentrale Datenablage z.B. für Vorschriften, Marketing, Neuigkeiten, Schulungs-Einladungen
- Login-Protokolle, um zu sehen, wer die Informationen gelesen hat
Die Unterscheidung zwischen Mitarbeiter, Filialleiter/Betreuer und Manager sieht dann beispielsweise so aus:
| Mitarbeiter | Betreuer | Zentrale/Manager |
| Gruppen-Intranet lesen | Kassenbestand, Kontostand über x | Live-Zahlen des Unternehmens |
| Neuigkeiten lesen | Kassenbuch-Führung | Umsatz (pro Gast), Ø-Bon |
| Umfragen ausfüllen | GF x Tage in 360 eingeloggt | Umsatz pro Woche (6 Monate) |
| Aufgaben ausführen | BWA nach x Tagen online | Filter: Zeit, Gruppen, Konzepte |
| Wiki lesen | Offene Posten über x | Netto-Umsatz-Vergleiche |
| Summe Minusstunden Personal über x | Top 50 verkaufte Artikel | |
| Zeiterfassung | Effektivität-Vergleiche | |
| Wareneinsatz über x | Umsatzzahlen, Stunden-Vergleiche | |
| Forecast-Abgleich (Betrieb, Gruppe) |
Durch die verschiedenen Reports lassen sich Umsatzentwicklungen ganz einfach beobachten und über mehrere Läden vergleichen. So erkennen Sie schnell, welche Veränderungen gerade Saison- oder Ereignis-bedingt sind und welche eher Einzelfälle darstellen.
(Franchisegebersicht)
Hier finden Sie noch mehr Informationen zur Filialverwaltung:
Extra: Zentrale Artikelverwaltung (ZAV)
Übersichtliche Dashboards zur einfachen Filialverwaltung sind schon ein guter Schritt in Richtung Effizienz. Noch effizienter (und auch aussagekräftiger) wird es, wenn der Artikelstamm aus der Zentrale bedient wird. Warum?
Aus Erfahrung können wir berichten, dass die Daten selbst von ursprünglich einheitlich eingerichteten Filialen auseinanderdriften, sobald die Filialleiter übernehmen. Das muss gar nicht absichtlich sein, sondern ist ganz natürlich. Es gibt einfach zu viele verschiedene Möglichkeiten, einen Artikel anzulegen und wenn es nur die abweichende Angabe der Getränkegrößen ist als “0,5”, “0,5 l”, “0,5 Liter” oder “groß”.
Diese geringe Abweichung genügt schon, damit ein Report den Artikel nicht mehr als denselben erkennt und folglich die Umsätze nicht mehr verglichen werden können.
Erst mit einheitlicher Artikelführung über alle Filialen hinweg wird ein einheitliches Controlling und Reporting von Abverkaufszahlen möglich.
Der zweite unschlagbare Vorteil ist natürlich die enorme Arbeitserleichterung für alle. Wenn sich die Filialen nicht mehr selbst um die Artikelpflege kümmern müssen, wird Zeit frei, um sich über Umsatzsteigerung Gedanken zu machen. Die Zentrale wiederum wird eine Sorge los, nämlich das Nachhalten der Artikeländerungen oder Neuheiten. Win-Win für alle.
Bei Amadeus360 können folgende Informationen zentral gesteuert werden:
- Die Zentrale Artikel-Stammdaten-Verwaltung für einheitliche Artikelführung über alle Filialen hinweg:
- Verkaufs-Artikel: Nummer, Name, Funktion, Hauptsparte, Feinsparte, MEC-Code, MEC-Code-Gruppen …
- Verkauf: Verkaufsstellen, Angebote, Bons…
- Zahlung: Finanztyp, Finanzweg, Preisobjekte (Steuersätze, Tender, Kettenartikel), Zahlungsprovider
- Stammdaten-Synchronisation aus einzelnen Standorten
- Gruppierung
- Steuerung der Synchronisation über definierte Gruppen
- Zuordnung von Preissegmenten (niedrig, mittel, hoch) möglich
Mehr Informationen zur ZAV finden Sie hier:
Aller Anfang muss nicht schwer sein – mit der AmadeusKasse
Wer sich für das Dreamteam AmadeusKasse und Kassenbuch plus Filialverwaltung und ZAV für seine Filialen entscheidet, ist, zumindest was die Software betrifft, perfekt gerüstet, um als Kette voll durchzustarten.
Alle Informationen zur AmadeusKasse sowie zum Kassenbuch finden Sie hier.
Sollten Sie noch Fragen haben, kontaktieren Sie uns gerne und vereinbaren Sie einen Termin mit uns!