Kassenprüfung & Co: Kassen-Expertin im Interview
Kassenführung, Kassenprüfung, Kassensicherung, Kassenbuch… speziell bei Themen wie der Kassensicherungsverordung (KassenSichV), und allem was dazu gehört, kann man schon mal ins stottern, grübeln oder schwitzen kommen!
Glücklicherweise gibt es Experten, die gerne Licht ins Dunkel von komplexen Themen bringen und erklären, wie Herausforderungen in der Praxis gemeistert werden können.
Start der neuen Interview-Reihe: Klartext360!
In unserer neuen Interview-Reihe #Klartext360! wollen wir es genau wissen:
Wir sprechen mit Experten aus Gastronomie, Wirtschaft, Steuern und Finanzverwaltung über interessante Themen, die uns tagtäglich in der Gastronomie-Branche begegnen, betreffen, begeistern oder auch belasten.
Live Bericht von „der dunklen Seite der Macht“
Zum Auftakt haben wir mit der bekannten Kassen-Expertin Andrea Köchling – in nicht dienstlicher Funktion – gesprochen.
Andrea Köchling war lange Jahre Betriebsprüferin in der Finanzverwaltung und verfügt deshalb über hochrelevantes Wissen in Sachen Kassenprüfung. Außerdem engagiert sie sich bundesweit als Referentin auf den Gebieten Kassenführung, Verfahrensdokumentation und Umsatzsteuer – für sie ein Herzensthema. Wir haben sie deshalb, außerhalb ihrer Tätigkeit bei der Finanzverwaltung, als frühe Testerin des neuen offiziellen Prüfprogramms AmadeusVerify ausgewählt.
Frau Köchling, auf Ihrer Website beschreiben Sie sich selbst humorvoll als Betriebsprüferin und von „der dunklen Seite der Macht“. Warum das – und dürfen Sie als Prüfer überhaupt Humor haben?
Für mich ist Steuergerechtigkeit eine Herzensangelegeheit, weil es für Gleichberechtigung sorgt. Ich wünsche mir, dass jeder die gleichen Chancen hat, erfolgreich zu sein, und niemand Wettbewerber dadurch ausbotet, dass er Gehälter unter der Hand zahlt oder Verkäufe nicht ordnungsgemäß abrechnet. Dafür braucht es nun mal auch Prüfer, und dass niemand gerne geprüft wird, ist auch klar. Aber ich bin nicht annähernd so streng wie Darth Vador. Ich nehme den Untersuchungsgrundsatz gem § 88 AO sehr ernst. Das bedeutet auch die Prüfung zugunsten(!) des Unternehmers.
Gibt es also keine Vorgaben, wie Sie sich als Prüferin äußern dürfen?
Doch. Natürlich stehen wir Prüfer in einem besonderen Rampenlicht. Es heißt ja so schön: Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. Und es ist ja bekannt, dass wir lieber von hinten oder gar nicht gesehen werden, als dass wir mit offenen Armen empfangen werden. Aber Menschlichkeit und eine Kommunikation auf Augenhöhe verbietet uns keiner, und Aufklärung übrigens auch nicht. Wir dürfen sehr wohl durch proaktive Informationen dafür sorgen, dass es zu möglichst wenigen unfreiwilligen Steuersündern kommt. Letztendlich geht es der Finanzverwaltung v.a. darum, die „schwarzen Schafe“ zu finden.
… und da gibt es noch viel Beratung zu leisten?
Ja! Ich war zwanzig Jahre lang als Betriebsprüferin unterwegs und habe viele Prüfungen mit hohen Nachzahlungen erlebt, die absolut vermeidbar gewesen wären mit aktuellem Wissen und den richtigen Vorgehensweisen. Leider musste ich aber oft erleben, wie der Steuerberater „zwischen Baum und Borke klebt“. Er macht und tut, klärt seinen Mandanten auf, sendet Informationsschreiben, gibt Handlungsempfehlungen, aber der Mandant reagiert nicht. Erst wenn bei einer Betriebsprüfung die Schätzung ins Haus steht und eine ordentliche Nachzahlung droht, wird der Unternehmer wach, und der arme Steuerberater ist dann an allem schuld. Dabei ist der Unternehmer ganz alleine für seine Buchhaltung verantwortlich.
Wie steht es um die KassenSichV und die neuen Kassenprüfungen? Gilt das hier genauso?
Absolut. Insbesondere die KassenSichV spielt sich auf verschiedenen Ebenen ab: Kassensysteme müssen vom Hersteller umprogrammiert und dann meist von einem regionalen Betreuer auf die Standorte ausgerollt werden. Selbst wenn das alles ordnungsgemäß geschieht, hat der eigentliche Verwender der Kasse bzw. der Geschäftsführer oft noch kein Konzept für Prüfungen, die Schulung seiner Mitarbeiter oder gar eine Verfahrensdokumentation.
Viele Betriebe sind noch immer stark überfordert mit ihren neuen oder aktualisierten Kassensystemen. Oft wissen die Betreiber nicht einmal, wo die Bon-Rolle gewechselt wird, geschweige denn, wie sie die Kassendaten für den Prüfer exportieren.
Wow, das klingt… dramatisch.
Dramatisch ist tatsächlich ein gutes Wort dafür, weil den meisten Kassenverwendern nicht bewusst ist, dass sie sich selbst den Stress einer aufwändigen Prüfung ersparen können. Das neue Prüfprogramm AmadeusVerify, das ich privat testen durfte, ist wirklich hocheffizient: QR-Code scannen, auf den grünen Haken warten, Beträge vergleichen, fertig – wenn der freiwillige QR-Code auf dem Bon ist.
Vielen Dank! Neben dem Zuschlag der Finanzverwaltung ist positives Feedback wie dieses die schönste Entlohnung für die harte Arbeit an unserem (Selbst)Prüfungsprogramm. Also nichts wie ran und alle Kassenverwender informieren!
Ja genau, deshalb finde ich die „Aufklärungsmission“, der sich Gastro-MIS verschrieben hat, auch so toll und habe ohne zu zögern zugestimmt, als ich von dem kostenlosen KassenSichV-Führerschein gehört habe. Das Wissen spielerisch bei der Zielgruppe – v.a. den kleinen Betrieben – zu platzieren, halte ich für eine sehr gute Strategie.
Sie betonen die kleinen Betriebe extra, weil…
… sich die großen Betriebe ihre Lösung selbst stricken können. Ich werde in meiner freiberuflichen Tätigkeit oft von Firmen (oder auch von Verbänden) gebucht, um mein Wissen gezielt an eine größere Personenzahl weiterzugeben. Ein Teilnehmer hat es vor ein paar Jahren sehr treffend formuliert: “Ich bin Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, aber das Thema „Kasse“ hat mir bis heute noch nie jemand so richtig beigebracht.” Da komme ich ins Spiel. Ich biete professionelle Informationen und Austausch mit Witz, Charme und Herz, denn ich liebe, was ich tue. Für mich sitzen wir alle im gleichen Boot!
Vielen Dank für das Gespräch.
Dieses Gespräch mit Frau Köchling wurde in nicht dienstlicher Funktion geführt und gibt ihre persönliche Meinung wieder, nicht die der Finanzverwaltung.