Klartext360! mit Daniel Vollmer

Qualitätssicherung per Klick

Wir begrüßen heute bei unserer Reihe #Klartext360! Daniel Vollmer, den Gründer und Geschäftsführer der Firma Flowtify, herzlich willkommen!

Daniel, erzähl uns mal, wie kamst Du zu der Firma? Warum Flowtify? Wie bist Du auf die Idee gekommen?

Das war der klassische Use Case eines Start-ups: Es gab ein Problem, und es gab keine Lösung dafür.

Ich war selbst 11 Jahre Gastronom in Köln und habe mich von Anfang an darüber geärgert, dass ich so viele Papier-Listen ausfüllen musste. Das ist 2-3 Jahre so gegangen. Dann kam eines Tages eine Prüfung durch die Lebensmittelkontrolle, als ich gerade mal 3 Tage im Urlaub war. Da haben die Kollegen nicht die richtigen Zettel gefunden, die sie hätten finden müssen. Sie waren in dem Augenblick so nervös, dass alles danebengegangen ist.

Ich dachte mir, das kann ja wohl nicht wahr sein. Ich war vorher 15 Jahre beim Film und hab alles über mein MacBook gemacht. Alle Listen geführt für ein Team von 60 Mitarbeitern.

So habe ich mich auf die Suche gemacht. Ich habe die unterschiedlichsten To-do-Listen angeguckt, aber gemerkt, es gibt nicht die richtige.

Um es kurz zu machen: Ich hatte 2 Stammgäste, die Softwareentwickler waren und gerade an der Vapiano Kunden App gearbeitet haben. Da dachte ich mir, jetzt fragst du die mal, wie aufwendig es ist, eine passende App für mich zu machen. So hat das Ganze gestartet.

Was macht Eure App genau?

Flowtify ist mittlerweile nicht mehr nur eine App, sondern eine ganze Plattform aus drei Modulen.

Angefangen haben wir mit dem Modul HACCP (hazard analysis and critical control points, Anm. der Red.). Alle Gastronomen wissen sofort, was das ist und schlagen die Hände über dem Kopf zusammen (lacht). Aber das ist nur der Name, damit man weiß, um was es geht.

Im Prinzip ist es ein Dokumentationssystem, worüber ich auf einem Tablet alle betriebsrelevanten Informationen abbilden kann. Das können genauso gut berufsgenossenschaftliche Arbeitssicherheits-Checks sein, das kann Kaugummis unter den Tischen abkratzen sein oder aber auch alles rund um Lebensmittel-Dokumentationen, wie es die Lebensmittelkontrolle verlangt.  Das ist das erste Modul.

Das zweite Modul, das wir ca. 2-3 Jahre später eingeführt haben, ist eine IoT-Schnittstelle, also Internet der Dinge, wo es darum geht, in erster Linie Sensoren zu integrieren, zum Beispiel eine 24/7-Temperaturerfassung. Mittlerweile machen wir auch schon Beta-Tests mit Spülmaschinen-Herstellern, bei denen sensible Daten in unser System geschickt werden. Man kann das Modul aber auch nutzen, um Daten aus unserem System in übergeordnete ERP-Systeme zu importieren, um sie dann wieder auszuwerten.

Das jüngste und dritte Modul haben wir pünktlich zum Corona-Beginn gelauncht: Es ist ein Audit Tool, bei dem es quasi um die Auditierung meiner Filialen geht, also nicht die tägliche Eigendokumentation, sondern das Komplementäre dazu. Es ist gerade für Filialisten wie dean&david und Hans im Glück oder ähnliche sehr wichtig, dass sie auch übergreifende Auswertungen machen können, die wiederum nicht nur auf HACCP bezogen sind.

Das ist in wenigen Worten, was Flowtify kann und wie es funktioniert.

Wie profitieren die Kunden ganz konkret?

Bei der täglichen Eigendokumentation: Wir adressieren in erster Linie Unternehmen mit mehreren Standorten. Natürlich kann die App aber auch jemandem nutzen, der nur eine Burger-Bude hat (lacht). Aber unsere Hauptkunden sind Filialisten, das heißt: Ich habe ein zentrales Qualitätsmanagement oder jemanden, der dafür verantwortlich ist.

Dieser kann alle Prüfpunkte einmal anlegen, verteilt sie mit drei oder vier Mausklicks in eine, mehrere oder alle Filialen. Dort gibt es dann einheitliche Standards, die lokal nochmal angepasst werden können, weil jeder Betrieb es anders macht.

Drei Standorte eines Filialisten werden nie 100 % identisch sein. So spart das Qualitätsmanagement enorm Zeit und gewinnt an Sicherheit, weil man dieselben Standards in alle Betriebe schicken kann. Ich kann sie vergleichend auswerten. Ich kann Zielvereinbarungen jetzt auch an Qualitätsmanagement-relevante Themen knüpfen, nicht nur an Umsatz oder Facebook Likes.

Bei Prüfungen durch Behörden habe ich die ganze Dokumentation sofort einsehbar. Ich muss nichts suchen. Das spart wieder enorm Zeit bei der Aufbereitung der Daten. Wenn ich beispielsweise Gebietsleiter habe, können sich diese, bevor sie an einen Standort fahren, schon online den ersten Einblick verschaffen. Und wenn sie vor Ort sind, können sie dann die Zeit nutzen, nicht in Papierlisten zu schwelgen, sondern direkt verkaufsfördernde Maßnahmen umsetzen oder auf konkrete Missstände konstruktiv einzugehen. Das sind die HACCP Benefits.

Im Bereich IOT/Temperatur-Erfassung ist es noch viel einfacher. Der Mitarbeiter spart, wenn er 15 Sensoren an einem Standort hat, 15-20 Minuten pro Tag, an denen er nicht messen muss. Die Sensoren senden alle 5 Minuten, nicht nur einmal am Tag, und zudem auch an Ruhetagen. So amortisiert sich die Anschaffung in der Regel nach 12 bis 14 Monaten.

Die Auditierung hat den Vorteil, dass ich, wenn ich zum Beispiel 150 Betriebe auditieren muss, mit 2-3 Mausklicks vergleichende Auswertungen ziehen kann. Ich sehe, wer der Beste im Audit oder in einem Unterkapitel war. Vorher waren hier im Schnitt 30-50% mehr Arbeit in der Nachbearbeitung von Audits nötig – das ist ein enormer Zeitgewinn. Zudem kann ich eine professionelle Auditierung auch auf meine Area Manager/Bezirksleiter/Ops Manager auslagern, weil sie so geführt werden, dass auch diese bemächtigt sind, qualitativ hochwertige Audits durchzuführen.

Bei jedem Tool gibt es andere Benefits – hier sind die wichtigsten Vorteile mehr Transparenz und mehr Sicherheit in allen Bereichen.

Klingt super. Gab es irgendwelche Herausforderungen für euch? Eine härtere Nuss zu knacken?

Ach ja, die gibt es pausenlos (lacht) – das macht das Ganze ja überhaupt erst spannend, sonst bräuchte man ja keine raffinierten Lösungen. Die größte Herausforderung, die unsere Kunden immer wieder haben (was sich durch Corona stark geändert hat, aber trotzdem immer noch da ist):

Kunden wollen und brauchen eine digitale Lösung, die Cloud-fähig, also überall, dezentral einsehbar ist. Aber es scheitert daran, dass es am Standort kein flächendeckendes WLAN gibt. Das heißt, wir müssen eine Cloud-fähige Lösung anbieten, die auch offline funktioniert. Das war v.a. technisch eine der größten Herausforderungen, das System so gut zu bauen, dass nachsynchronisiert wird, wenn mal ein Betrieb vielleicht 24-48 Stunden keine Internetverbindung hat.

Da sind wir nun gut aufgestellt. Beispielsweise gab es in einem Fall im zweiten Kelleruntergeschoss, in der Gemeinschaftsverpflegung, kein Internet. Dort muss aber trotzdem dokumentiert werden. Das haben wir, glaube ich, sehr gut und effizient für die Kunden gelöst.

Andere Herausforderungen sind neue Feature-Ideen durch neue Kundensegmente, die man aber, wenn man sich mit dem Kunden das Problem gemeinsam ansieht, immer lösbar sind.

Hast du irgendwo ein spezielles Leuchtturmprojekt, worauf ihr besonders stolz seid?

Da gibt es unterschiedliche Leuchttürme, da wir 4 grobe Kundensegmente haben, die unsere Lösung gebrauchen können:

  • der Lebensmitteleinzel- und Großhandel
  • die Systemgastronomie
  • die Betriebs- und Gemeinschaftsverpflegung
  • die Hotellerie.

Ein Leuchtturmprojekt war auf jeden Fall der Europapark Rust. Das war unser erster großer Systemkunde, auch wenn er an einem Standort ist. Dort haben wir uns gegen 3 oder 4 Marktbegleiter in einer sehr frühen Phase durchsetzen können.

Im Bereich Lebensmittelhandel haben wir es geschafft, in Rumänien vor 3 Jahren 23 Transgourmet Märkte auszurollen, ohne dass ich oder einer unserer Mitarbeiter rumänisch sprechen. Das haben wir sprachlich super gelöst, was für uns auch ein Meilenstein war.

Ganz allgemein haben wir wirklich tolle Kunden, in jedem Segment, vom Berliner Fernsehturm über Hans im Glück, dean&david, Frittenwerk, aber auch flink im Retail-Bereich.

Und wie war das jetzt in der Corona-Zeit? Hat die euren Erfolg beflügelt, befeuert?

Am Ende wird erst zusammengezählt (lacht).

Das erste Coronajahr war ein Alptraum, weil alle Zielgruppen, die ich eben erwähnt habe, hundert Prozent von Corona betroffen waren. Einzig der Lebensmittelhandel war positiv betroffen, aber da hieß es “Kann eure App Klopapier bestellen und Regale füllen? Wenn nicht, haben wir dafür jetzt keine Zeit”.

In der Gastronomie herrschte der Lockdown oder die Angst, was kommt übermorgen. Kann ich jetzt investieren? Ich habe gerade andere Probleme.

Im zweiten Jahr hat sich das dann schon deutlich geändert, weil die Leute gemerkt haben: Bei der häufigen Aktualisierung der Hygiene-Richtlinien kann ich das Papier gar nicht so schnell ausdrucken, wie sich die Änderungen durchsetzen. Oder wenn dann abends für den nächsten Tag eine Änderung kommt und die dann auch noch in 3 Bundesländern unterschiedlich ist. Da war natürlich Digitalisierung auf einmal DAS Thema. Wie cool ist das denn, wenn ich aus München, Köln und Hamburg heraus meine Checklisten per Klick aktualisieren kann für den nächsten Tag.

Wir haben im zweiten Jahr gemerkt, dass Unternehmen das Thema Digitalisierung im QM-Bereich wirklich für sich als sehr wichtig ansehen. Mitte letzten Jahres haben Unternehmen, die bis dahin gut durch die Pandemie gekommen sind und vielleicht noch Reserven hatten, auch mit den Überbrückungshilfen, nochmal investiert. Seitdem geht es stark bergauf.

Wir müssen keine Diskussionen mehr über Tablets im Betrieb führen, weil das einfach jetzt da ist. Das macht den Vertrieb deutlich einfacher und schneller. Insofern würde ich sagen, wir profitieren von Corona – trotz dieser anderthalb Jahre harter Zeit -, da jetzt das Bewusstsein ganz anders ist und auch die Infrastruktur besser wurde.

Wo soll denn die Reise mit euch hingehen? Habt ihr denn mittelfristige, langfristige Ziele, die man so konkret benennen könnte?

Wir arbeiten in OKRs (Objectives and Key Results, Anm. der Red.) über 3 Monate, das heißt, wir definieren, was wir in den nächsten 3 Monaten schaffen wollen überalle Bereiche im Unternehmen, und die Themen sind dann auch aufeinander abgestimmt.

Im aktuellen OKR haben wir das Thema „Dokumenten-Verwaltung“ priorisiert, was immer mehr gefragt wird bei bestimmten Kundengruppen. Es gibt noch ein paar solcher Themen, bei denen ich sage, wenn wir die abgeschlossen haben, dann sind wir im HACCP Segment wirklich auf einem Level, wo nichts mehr fehlt aus unserer Sicht – alles andere ist dann nice to have, Fine-Tuning.

Zudem wollen wir die Internationalisierung vorantreiben, z.B. mit unseren Supermarktkunden, die ähnliche Prozesse in Skandinavien, in den Niederlanden oder an weiteren Standorten haben. Das ist unser nächster Meilenstein, im englischsprachigen Ausland mit unserer Lösung verstärkt präsent zu sein. Die Marché-Gruppe hat in Singapur Betriebe, aber auch in Prag am Flughafen. Die sind also quasi mit unserer Lösung hinausgegangen. Jetzt wollen wir in bestimmten Ländern selbst Vertrieb machen, weil wir merken, dass es global in Rumänien, Singapur, Kanada, aber auch Tschechien und in der Schweiz funktioniert, und daher wollen wir dieses Ziel nun ins Kerngeschäft für Ende des Jahres/Anfang nächsten Jahres setzen.

Das klingt nach einer spannenden Reise.

Definitiv spannend, man weiß auch nie, wo es hingeht, aber das Großartige ist, wir haben einfach eine super Zielgruppe. Die Gastronomen, die wir ansprechen, sind innovationsfreudig und sehen, dass sich etwas verändern muss. Sie erkennen schnell die Mehrwerte und dass sie effizienter werden können. Und ganz ehrlich, die wenigsten, ich würde fast sagen, kein Kunde kauft Flowtify, um Geld einzusparen, denn Qualitätssicherung kostet per se.

Aber sie haben den Anspruch, mehr Transparenz zu schaffen, leichtere, überprüfbare Prozesse zu haben, um ihre eigenen Standards weiter vorantreiben zu können. Das macht natürlich Spaß.

Es reicht unseren Kunden, wenn es in Summe nicht teurer ist, und durch die ganzen Mehrwerte macht es einfach Sinn. Es zahlt sich aus, wenn ich die Prüfungen oder bei Kontrollen die Mahnbescheide, die dann ausgesprochen werden, reduzieren kann.

Eichung bei der Salatwaage vergessen – 100 Euro; jetzt hab ich 200 Standorte, wo es nur bei 10 % ist, aber das summiert sich.

Das sind wirtschaftliche Benefits. Aber getrieben sind unsere Kunden, weil sie ihre Qualitätssicherung verbessern wollen. Das macht dann natürlich Spaß, auf diesem Niveau zu diskutieren, was man noch optimieren kann.

Hast du einen Tipp, den du Neugründern mit auf den Weg geben möchtest?

Das ist spannend: Die neue Gastronomie, also der vegane Burger-Laden, oder das Hipster-Café, junge Gründer, egal wo, stellen sich nicht die Frage: soll ich mit Papier oder digital arbeiten. Sie erwarten, dass es eine digitale Lösung gibt. Diese Leute kann ich nur motivieren: Macht es direkt richtig und versucht zu digitalisieren, was möglich ist.

Klar, es kostet erstmal Geld, jede Kasse kostet Geld, jedes Personal-Schulungstool und und und … Aber was man am Ende einspart, wenn man es richtig einpreist, das ist Lebenszeit.

Ich hatte den meisten Stress, mit den Mitarbeitern zu diskutieren “Habt ihr das gemacht, habt ihr es nicht gemacht? Wo habt ihr es gemacht? Wo ist der Zettel?” Wenn man sich diese Diskussionen ersparen kann, weil man eine digitale Auswertung hat und direkt reagieren kann, dann ist es ein Lebensgewinn! Das verbessert auch die Gastronomie am Ende, weil man sich wirklich auf das konzentriert, was man gerne macht – seien es jetzt vegane Super-Bowls oder leckere Schnitzel.

Man will sich nicht über Dokumentationen für Behörden, die lästig, aber nötig sind, Gedanken machen, und insofern wäre mein Tipp: Macht es digital. Ihr spart euch viel, viel Zeit und hab eine bessere Übersicht!

Das ist ein wertvoller Tipp, der sich bezahlt macht…

… genau … Wie viel Zeit immer wieder für dasselbe draufgeht! Die Sahnemaschine bei mir im Café, die habe ich gehasst. Für das Reinigen hatte ich ein Zeitfenster von 10 Minuten, ich musste den Knopf drücken usw…. Ich musste die Funktionsweise jedem Mitarbeiter neu erklären, und dann war einer 6 Wochen in Neuseeland, kam zurück, und hatte natürlich alles wieder vergessen.

In der App steht alles drin, da ist ein Video und ein pdf mit einer Anleitung. Ich musste am Ende bei mir im Betrieb keinem mehr erklären, wie diese Maschine gereinigt wird. Das war so ein Gewinn für mich, dass ich diese sinnlosen Sachen nicht mehr machen musste. Also deswegen:

Ja, Digitalisierung spart viel Lebenszeit und gibt dir im Gegenzug Kraft für deinen eigentlichen Job.

Vielleicht am Schluss noch ein paar Worte zu Dir. Hast du ein Vorbild, jemanden, der dich beeindruckt hat?

Gute Frage, da könnte ich jetzt gar keine Person nennen…

Jeder sagt, Steve Jobs ist super, ist er auch zweifelsohne, aber ich würde es gar nicht an sowas festmachen, denn das sind auch nur Fachidioten. Er war ein super Erfinder, aber vielleicht ein weniger guter Vater… Will ich den als Vorbild haben?

Man muss sich selbst motivieren oder einen Grund finden. Für mich war immer bei allem, was ich gemacht habe, das Wichtigste die Neugierde. Solange ich neugierig bin, kann ich was bewirken, was verändern, was verbessern, vielleicht auch mal was Schlechtes erfahren. Aber dann, wenn ich neugierig bin, will ich ja wissen, wie es besser geht. Das ist mein Antrieb.

Ich war 15 Jahre beim Film als Regieassistent. Und irgendwann kam der Tag, da habe ich die Neugierde verloren.

Ich bin mit dem Hubschrauber ins Wattenmeer geflogen, habe in einem U-Boot, im 25. Stockwerk und 6 Wochen in Venedig gedreht… Aber am Ende war es dann doch wie “ich lieb dich, ich lieb dich nicht”. Ob Kino oder ZDF-Fernsehspiele, das hat mich nicht mehr neugierig gemacht. Ich wusste, wie es geht. Ich konnte es und hatte dann Lust, was anderes zu machen.

So bin ich dann in die Gastronomie gegangen.

Aber nach 11 Jahren nachts im Club die Bierkisten zu schubsen … du weißt, wie die Bierflasche aufgeht, wie du sie einkaufst, verkaufst, Kassenabschluss machst … da musste dann wieder was Neues her.

So ist Flowtify entstanden. Ich gab die Gastronomie zwar auf, blieb ihr aber nahe, und hier gibt es so viele Punkte, auch durch das mittlerweile große Team, was jeden Tag neugierig macht. Es gibt immer was zu verbessern, zu erkunden – das ist großartig.

Also mein Tipp ist: Hungrig bleiben!

Hast du noch ein Zitat, einen Lieblingsspruch, den du mit uns teilen willst?

Sorgen sind wie Nudeln, man macht sich immer zu viel!

Der ist gut, den merke ich mir auch!

Es ist ja so…wir hätten uns alle mal eine Pause gewünscht zwischen Corona und Krieg in der Ukraine. Mal durchatmen können….

Uns geht es ja hier noch gut. Ich komm nicht aus einem Corona-Krisengebiet, wo so viele Menschen gestorben sind wie in Italien, ich komme nicht aus der Ukraine, wo diese furchtbaren Situationen sind.

Ich finde, Sorgen machen sollte man sich, weil man auch Anteilnahme zeigt. Aber man sollte sich auch nicht zu viel machen, denn bestimmte Sachen kann man nicht verändern und die, die man ändern kann, sollte man dann anfassen – und dann werden die Sorgen auch schon wieder etwas weniger.

Das ist ein sehr schönes Schlusswort. Ich bedanke mich herzlich, dass Du bei uns mitgemacht hast.