Infografik: Kassennachschau in fünf Schritten

Kassennachschau – so einfach kann’s gehen

Kaum ein Kassengesetz wurde so durch den Kakao gezogen wie die KassenSichV. Immer noch herrscht Uneinigkeit, ob die TSE jetzt bereits integriert sein muss oder nicht. Wir sagen: Sie sollten die TSE jetzt schon integrieren wollen! Warum? Weil die Kassennachschau damit viel angenehmer wird. Wie erfahren Sie im nachfolgenden Beitrag.

Eine verdeckte Kassennachschau darf jederzeit, verdeckt und auch unangemeldet stattfinden. Allerdings ergibt eine verdeckte Kassennachschau außerhalb der Öffnungszeiten nur begrenzt Sinn, da eine Kunde bei geschlossenem Laden normalerweise gar nicht bedient wird. Bei einer verdeckten Prüfung geht es aber genau darum: sich als Kunde auszugeben. In der Praxis wird die Kassennachschau daher wohl in den meisten Fällen entweder verdeckt oder außerhalb der üblichen Zeiten durchgeführt werden. Wir beschäftigen uns hier mit dem häufigsten Modell: der verdeckten Prüfung als Testkunde.


Stufe 1: Bonpflicht

Verdeckte Kassennachschauen beginnen in der Regel mit einem anonymen Testkauf. Der Prüfer gibt sich also als normaler Kunde aus, nimmt Ihre Leistungen in Anspruch und bezahlt ganz regulär. Bis hierhin werden Sie also nicht bemerkt haben, dass Sie gerade geprüft werden.

Händigen Sie nach dem Kauf den Beleg nicht ungefragt aus, sind Sie bereits ins erste Fettnäpfchen getreten und werden sehr wahrscheinlich mit einer Betriebsprüfung (Stufe 5) belohnt. Deshalb ist es wichtig, dass Sie die Bonpflicht, egal ob physisch oder digital, zu jederzeit erfüllen – egal ob Sie bereits eine Technische Sicherheitseinrichtung implementiert haben oder nicht.

Stufe 2: Technische Sicherheitseinrichtung

Der ungefragt ausgehändigte Bon ist für den Inkognito-Prüfer zunächst die wichtigste Informationsquelle. An diesem kurzen Beleg kann er nämlich bereits feststellen, ob Sie eine TSE im Einsatz haben oder nicht. Angaben wie start(), stop() und Signatur verraten es ihm.

Findet er diese Angaben nicht, gilt die KassenSichV als nicht erfüllt – was sich nur durch einen einzigen Grund entschuldigen lässt: Sie erfüllen die Bedingungen Ihres Bundeslandes als Härtefall.

Härtefallnachweis bei fehlender TSE

Die Finanzministerien der Bundesländer haben verschiedene Bedingungen definiert, die Sie vor einer Strafe im Falle der nichterfüllten TSE-Pflicht schützen. Hier sollten Sie sich genau informieren, welche Kriterien für Sie gültig sind. Bei den meisten Ländern steht eine Bestellung der TSE vor Ende September auf der Liste. Sollten Sie diese Frist verpasst haben, können Sie sich vielleicht vor einer Betriebsprüfung schützen, wenn Sie die Bestellung jetzt schnellstmöglich nachholen.

Stufe 3: Scan des QR-Codes

Zwischenstand: Die Kassennachschau hat bis jetzt nur wenige Sekunden gedauert (den Testkauf ausgenommen). Befindet sich der bislang optionale Prüf-QR-Code auf dem Bon, geht es genauso rasant weiter. Dieser Code enthält nämlich die verschlüsselten TSE-Daten, welche nach Entschlüsselung mit einer geeigneten Software, mit den von vorne herein unverschlüsselten Bon-Daten verglichen werden. Als Software zur Entschlüsselung kann beispielsweise unser AmadeusVerify verwendet werden.

Diese einfache Sichtprüfung dauert im Idealfall nur Sekunden. Sind die verglichenen Daten schlüssig, ist der Prüfer happy und alle können nach Hause gehen. Wenn nicht, gehen Sie höchstwahrscheinlich direkt in die Betriebsprüfung (Stufe 5) über, gehen nicht über Los und ziehen keine 2.000 ein.

Stufe 4: TAR-File Püfung

Kann der Prüfer die schnelle Sichtprüfung nicht erfolgreich durchführen – z.B. weil der Prüf-QR-Code nicht vorhanden ist, zieht er sogenannte TAR-Files hinzu. TAR nennt sich das Dateiformat, dass sich genormt, komprimiert und in ein Archiv gepackt (vergleichbar mit Winzip) aus der Technischen Sicherheitseinrichungen exportieren lässt. Diesen Export müssen Sie auf Anfrage zuliefern.

Prüfen lassen sich diese Daten mit denselben Hilfsmitteln wie auch schon der QR-Code: mit einem Entschlüsselungsprogramm, das vom menschlichen Auge lesbare Daten erzeugt. So kommt es auch in diesem Fall – wenn auch etwas verzögert – zur Sichtprüfung. Sind die Daten schlüssig, ist die Prüfung beendet – bereits nach Minuten.

Stufe 5: Ausführliche Betriebsprüfung

Wurde einer der vorigen Schritte nicht zur Zufriedenheit des Prüfers erfüllt, kann er eine ausführliche Betriebsprüfung anordnen. Die gute Nachricht ist, einen Trumpf gibt es auch hier noch: Ist die DSFinV-K Schnittstelle vorschriftsmäßig implementiert, können Sie sich und dem Prüfer viel Zeit und vermutlich auch Stress ersparen. Durch die Schnittstelle lassen sich genormte Kassendaten exportieren, welche die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Kassenführung belegen. In diesem Fall wird die Betriebsprüfung effizient und vor allem ohne Unterbrechung des Betriebsablaufs erfolgen.

Ohne diese DSFinV-K Schnittstelle sieht es leider schlecht für Sie aus, denn dann ist die „alte Betriebsprüfung“ im herkömmlichen Sinne fällig. Dann sprechen wir von einer ausführlichen Untersuchung insbesondere folgender Unterlagen:

  • Kassendaten (live in der Kasse)
  • Kassenaufzeichnungen
  • Betriebsanleitungen
  • (Alte) Speisekarten
  • Kassenbuch

Um diese Daten einsehen zu können, wird in den meisten Fällen eine Betriebsunterbrechung nötig sein. Sollte dem Prüfer nicht gefallen, was er hier sieht – sprich: sind die Daten nicht schlüssig – kann er eine Steuer-Nachschätzung durchführen, welche Sie dann zu zahlen haben.